Prawidłowe rozliczanie kosztów uzyskania przychodu to jeden z obszarów, który najczęściej wywołuje wątpliwości u przedsiębiorców. Ustawa o PIT wskazuje, że kosztem może być każdy wydatek poniesiony w celu osiągnięcia przychodu albo zachowania lub zabezpieczenia jego źródła, o ile nie znajduje się w katalogu kosztów wyłączonych. Jak łatwo zauważyć, definicja jest szeroka, a jej zastosowanie w praktyce często zależy od okoliczności. W wielu sytuacjach trzeba ocenić, czy wydatek faktycznie ma związek z prowadzoną działalnością i może być racjonalnie uzasadniony.

W codziennej pracy firmy pojawia się wiele kosztów oczywistych, ale są też takie, które wymagają ostrożnego podejścia. Poniżej omówiono te obszary, które najczęściej wywołują pytania przedsiębiorców.

Wydatki na samochód

Samochód firmowy może być finansowany i wykorzystywany na różne sposoby. Może to być pojazd stanowiący własność przedsiębiorcy (np. zakupiony za gotówkę, kredyt lub w leasingu finansowym), albo użytkowany na podstawie leasingu operacyjnego, najmu czy dzierżawy. Sposób finansowania decyduje o tym, co dokładnie jest kosztem – na przykład amortyzacja środka trwałego albo opłaty leasingowe – ale zasady rozliczania wydatków eksploatacyjnych są wspólne dla wszystkich tych wariantów.

W przepisach wyróżnia się dwa modele używania samochodu osobowego:

1. Użytek mieszany – samochód wykorzystywany zarówno prywatnie, jak i firmowo. W takim przypadku kosztem uzyskania przychodu może być 75% wydatków związanych z eksploatacją auta. Do tej grupy zalicza się m.in. paliwo, serwis, opony, ubezpieczenia czy myjnię. Pozostałe 25% wydatków nie stanowi kosztu podatkowego.
2. Użytek wyłącznie firmowy – samochód wykorzystywany tylko w działalności gospodarczej. W takiej sytuacji wydatki eksploatacyjne mogą być kosztem w 100%, pod warunkiem że podatnik jest w stanie wykazać, że pojazd rzeczywiście nie jest używany prywatnie. W przypadku podatników VAT wymaga to m.in. prowadzenia ewidencji przebiegu i zgłoszenia samochodu, natomiast dla podatników zwolnionych z VAT kluczowe jest faktyczne wyłącznie firmowe użycie.

Odrębną kwestią jest limit wartości samochodu osobowego. W przypadku amortyzacji lub leasingu operacyjnego do kosztów można zaliczać wydatki proporcjonalnie do wartości samochodu do limitu 150 000 zł (lub 225 000 zł dla pojazdów elektrycznych). Oznacza to, że jeśli samochód jest droższy, do kosztów trafia tylko odpowiednia część wydatków.

Zakup sprzętu elektronicznego

Sprzęt elektroniczny wykorzystywany w działalności – laptop, telefon, monitor, drukarka – co do zasady może być kosztem podatkowym. O sposobie rozliczenia decyduje jego wartość. Jeżeli sprzęt kosztuje do 10 000 zł netto, najczęściej może być ujęty w kosztach bezpośrednio, w miesiącu zakupu. Droższe urządzenia wprowadza się do ewidencji środków trwałych i amortyzuje przez okres przewidziany przepisami.

Wydatki reprezentacyjne

Wydatki reprezentacyjne to jedna z najczęstszych pułapek. Przepisy zakazują ujmowania w kosztach wydatków mających charakter reprezentacji, czyli takich, których celem jest kreowanie wizerunku firmy w sposób okazały lub o charakterze wystawnym. Klasycznym przykładem są alkohol, kosztowne prezenty czy uroczyste przyjęcia.

Do kosztów można natomiast zaliczyć wydatki o charakterze reklamowym, takie jak drobne upominki z logo firmy, materiały promocyjne czy zwykłe spotkania biznesowe, jeżeli nie noszą one cech reprezentacji.

Odzież używana w działalności

Odzież ochronna i specjalistyczna, która jest wymagana z uwagi na charakter pracy, może być kosztem podatkowym. Dotyczy to np. odzieży roboczej na budowie, odzieży ochronnej dla techników czy obuwia specjalnego.

Zwykła odzież, nawet jeżeli przedsiębiorca nosi ją wyłącznie w pracy, nie spełnia warunków kosztu podatkowego, ponieważ uznaje się ją za wydatek osobisty. Wyjątkiem są ubrania oznaczone bezpośrednio znakami firmowymi albo takie, których wygląd jednoznacznie wskazuje na związek z działalnością (np. uniform, odzież z obowiązkowym logotypem).

Szkolenia i kursy zawodowe

Szkolenia i kursy mogą być kosztem podatkowym, jeżeli ich tematyka pozostaje w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą. Kursy rozwijające kompetencje zawodowe, niezbędne do obsługi klientów czy świadczenia usług, można co do zasady ujmować w kosztach. Szkolenia o charakterze ogólnorozwojowym, niezwiązane z profilem działalności, nie spełniają definicji kosztu podatkowego.

Podsumowanie

Koszty uzyskania przychodu wymagają każdorazowej oceny, czy dany wydatek faktycznie jest związany z działalnością gospodarczą i czy można go uzasadnić jako poniesiony w celu osiągnięcia przychodów albo zabezpieczenia ich źródła. Kluczowe jest także prawidłowe udokumentowanie wydatku. W razie wątpliwości warto skonsultować się z księgowym lub sprawdzić aktualne interpretacje podatkowe, aby uniknąć sporów z organami podatkowymi.