To, w jaki sposób prowadzisz księgowość, nie jest wyłącznie kwestią wygody. W większości przypadków o formie ewidencji decydują przepisy: forma prawna działalności, wybrana forma opodatkowania i poziom osiąganych przychodów. Przepisy jasno określają, kiedy możesz korzystać z uproszczonych form (KPiR, ryczałt), a kiedy wchodzisz w pełną księgowość.

W praktyce mikro- i mali przedsiębiorcy najczęściej spotykają trzy rozwiązania:

• Księga Przychodów i Rozchodów (KPiR),
• ryczałt od przychodów ewidencjonowanych,
• księgi rachunkowe, potocznie nazywane „pełną księgowością”.

Poniżej znajdziesz omówienie każdej formy, wraz z aktualnymi limitami i praktycznymi wskazówkami, kiedy dana opcja wchodzi w grę.

KPiR – uproszczona ewidencja z kosztami

KPiR to podstawowa, uproszczona forma prowadzenia księgowości dla:

• osób fizycznych prowadzących jednoosobową działalność gospodarczą,
• spółek cywilnych osób fizycznych,
• spółek jawnych osób fizycznych,
• spółek partnerskich,

o ile nie przekroczą określonego limitu przychodów i nie są zobowiązane do prowadzenia ksiąg rachunkowych.

Od 2025 r. próg, po którego przekroczeniu powstaje obowiązek prowadzenia pełnej księgowości, wynosi 2 500 000 euro przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy. Przy kursie z 1 października 2024 r. (4,2846 zł za 1 euro) daje to 10 711 500 zł.

Jeżeli przychody za rok 2024:

• nie przekroczyły 10 711 500 zł – w 2025 r. możesz nadal prowadzić KPiR (o ile nie ma innych przesłanek do pełnej księgowości),
• przekroczyły 10 711 500 zł – od 2025 r. pojawia się obowiązek przejścia na księgi rachunkowe.

W KPiR rozliczasz podatek dochodowy:

• na zasadach ogólnych (skala 12%/32%), albo
• podatkiem liniowym 19%.

Kluczową cechą KPiR jest możliwość ujmowania kosztów uzyskania przychodu. Ma to znaczenie zwłaszcza w działalnościach, w których generujesz realne koszty: zakup towarów, usług podwykonawców, leasingi, sprzęt, paliwo, najem itd.

Typowe zastosowania KPiR:

• jednoosobowe działalności usługowe i handlowe,
• niewielkie sklepy internetowe,
• firmy, w których relacja kosztów do przychodów jest istotna i trzeba „pracować na marży”, a nie na samym obrocie.

Kiedy KPiR nie wchodzi w grę:

• gdy przekroczysz limit 10 711 500 zł przychodów netto za poprzedni rok,
• gdy prowadzisz spółkę z o.o. lub S.A. – te jednostki co do zasady zawsze podlegają ustawie o rachunkowości,
• gdy wybierzesz formę opodatkowania lub rodzaj działalności, który wymusza inną ewidencję (np. ryczałt – wtedy prowadzisz ewidencję przychodów, a nie KPiR).

Ryczałt – prostota, ale bez kosztów

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych to w pierwszej kolejności forma opodatkowania, a dopiero w drugiej – sposób prowadzenia ewidencji. Podatek płacisz od przychodu, bez możliwości odliczania kosztów uzyskania przychodu. Stawka zależy od rodzaju działalności (np. 8,5%, 12%, 14%, 15%, 17% itd.).

Prawo do ryczałtu jest limitowane. Aby móc rozliczać się ryczałtem w 2025 r., przychody z prowadzonej samodzielnie działalności w 2024 r. nie mogą przekroczyć równowartości 2 000 000 euro, czyli 8 569 200 zł (2 000 000 × 4,2846 zł).

W przypadku spółek (np. spółka cywilna osób fizycznych) limit dotyczy łącznie przychodów wszystkich wspólników z tej działalności.

Ryczałt sprawdza się szczególnie wtedy, gdy:

• masz stosunkowo niskie koszty w stosunku do przychodów (dużo „czystej marży”),
• stawka ryczałtu dla Twojej branży jest korzystna w porównaniu z podatkiem liniowym lub skalą,
• zależy Ci na minimalnym poziomie formalności – prowadzisz ewidencję przychodów + ewidencje dodatkowe wymagane przepisami (np. środków trwałych).

Zalety ryczałtu:

• prostsza ewidencja niż KPiR czy pełna księgowość,
• brak konieczności liczenia kosztów – rozliczasz tylko przychód,
• często niższe obciążenie podatkowe przy niskich kosztach działalności.

Wady ryczałtu:

• nie ujmujesz kosztów uzyskania przychodu (wydatki nie obniżają podstawy opodatkowania),
• w części branż ryczałt jest wyłączony z mocy ustawy (np. niektóre działalności w zakresie wolnych zawodów czy usług finansowych),
• przy wyższych kosztach własnych ryczałt może okazać się mniej opłacalny niż KPiR z podatkiem liniowym lub skalą.

Pełna księgowość – księgi rachunkowe

Pełna księgowość, czyli księgi rachunkowe, jest najbardziej rozbudowanym systemem ewidencji. Obejmuje m.in. dziennik, księgę główną, konta pomocnicze, rejestry VAT, ewidencje rozrachunków, a na końcu – sprawozdanie finansowe (bilans, rachunek zysków i strat, czasem także rachunek przepływów pieniężnych i inne elementy).

Pełna księgowość jest obowiązkowa m.in. w następujących przypadkach:

• dla spółek kapitałowych (spółka z o.o., S.A.) – niezależnie od wysokości przychodów,
• dla osób fizycznych, spółek cywilnych osób fizycznych, spółek jawnych osób fizycznych, spółek partnerskich oraz przedsiębiorstw w spadku, jeżeli ich przychody netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok obrotowy przekroczą równowartość 2 500 000 euro.

Przy kursie z 1 października 2024 r. (4,2846 zł) oznacza to próg 10 711 500 zł. Po przekroczeniu tej kwoty za rok 2024, od 2025 r. dana jednostka „wchodzi” w obowiązek prowadzenia ksiąg rachunkowych zgodnie z ustawą o rachunkowości.

Z pełnej księgowości korzystają też dobrowolnie firmy, które:

• chcą mieć bardziej szczegółowy obraz finansów,
• przygotowują się do rozmów z inwestorem lub bankiem,
• potrzebują zaawansowych raportów zarządczych (np. rentowność projektów, działów, produktów).

Zalety pełnej księgowości:

• bardzo szerokie możliwości analityczne – widzisz nie tylko wynik roczny, ale także strukturę przychodów i kosztów, rozrachunki, cashflow,
• większa wiarygodność w oczach banków i inwestorów,
• łatwiejsze przygotowanie prognoz, budżetów, analiz rentowności.

Wady:

• największy poziom skomplikowania,
• wyższe koszty obsługi księgowej i doradczej,
• rozbudowane obowiązki sprawozdawcze (sprawozdanie finansowe, często konieczność badania przez biegłego rewidenta przy spełnieniu określonych progów).

Jak dobrać formę księgowości w praktyce

W skrócie można to ująć tak (stan na 2025 r.):

• ryczałt możesz wybrać, jeżeli:
  • rodzaj Twojej działalności na to pozwala,
  • przychody za poprzedni rok nie przekroczyły 8 569 200 zł,
  • Twoje koszty są stosunkowo niskie, a stawka ryczałtu korzystna;
• KPiR możesz stosować, jeżeli:
  • prowadzisz działalność jako osoba fizyczna lub jedna ze spółek osobowych osób fizycznych,
  • nie masz obowiązku prowadzenia ksiąg rachunkowych (czyli nie przekroczyłeś 10 711 500 zł przychodów netto, a przepisy szczególne nie nakazują pełnej księgowości),
  • chcesz uwzględniać koszty uzyskania przychodu;
• pełna księgowość jest konieczna, gdy:
  • prowadzisz spółkę z o.o., S.A. lub inną jednostkę, której ustawa o rachunkowości nakazuje prowadzenie ksiąg rachunkowych niezależnie od poziomu przychodów,
  • przekroczyłeś próg 10 711 500 zł przychodów netto ze sprzedaży za poprzedni rok,
  • dobrowolnie decydujesz się na pełne księgi ze względów biznesowych (raportowanie, finansowanie, inwestor).

Podsumowanie

Forma księgowości nie jest przypadkowa – musi wynikać z przepisów oraz realnej sytuacji firmy. Na wybór wpływają:

• forma prawna podmiotu,
• rodzaj opodatkowania (skala, liniówka, ryczałt),
• poziom przychodów netto w relacji do aktualnych limitów,
• specyfika biznesu oraz potrzeby informacyjne (na przykład czy potrzebujesz tylko danych do rozliczenia podatku, czy też rozbudowanych raportów dla zarządu lub inwestora).

Na dzień 2025 r. kluczowe limity są następujące:

• do ryczałtu: 2 000 000 euro, czyli 8 569 200 zł przychodów za poprzedni rok,
• do obowiązku pełnej księgowości: 2 500 000 euro, czyli 10 711 500 zł przychodów netto ze sprzedaży towarów, produktów i operacji finansowych za poprzedni rok.

Przepisy oraz kurs euro zmieniają się w czasie. Jeżeli czytasz ten artykuł za kilka lat, warto sprawdzić aktualne limity u księgowego lub w najnowszych komunikatach Ministerstwa Finansów i NBP, zanim podejmiesz decyzję o wyborze lub zmianie formy prowadzenia księgowości.